第一步：真假询盘判断
一般根据买家查询的内容，你就能判断出来哪些是实盘，哪些是虚盘。应该重点处理那些针对性强的、可以称得上是询盘的电子邮件。对于无价值的询盘，要敢于果断舍弃。
第二步：了解询盘的真正用意
要善于透过电子邮件的表象看到深层本质，了解询盘者的真正用意。他是否是真正的买家或者中间商甚至是你的竞争对手？他购买动机是什么？他的购买能力如何？掌握这些以后，你就可以有高超的回复处理能力，能够抓住客户的心理，让买家更快、更好的了解你的企业及产品。
第三步：熟悉产品及行情
要非常清楚你的产品（包括质量）是否适合目标市场，要设法了解国内其它同行的质量和价格水平。只有你的产品质量及价格优于同行，才有可能最终获得定单。
第四步：处理电子邮件的八字方针
简单：语言要简炼，不要罗罗嗦嗦，言之无物。要知道，很多国外商人的耐心是很有限的，你浪费他的时间就等于在谋财害命。
可信：和买家开始联系时还要注意，在电子邮件的后面，一定要附上你详细的联系方式，包括你的姓名、职位、公司名、电话、传真、E-mail地址、网址和公司地址等信息内容，给对方一个很正规的印象。
恰当：恰当其实是最不容易的！这里面不仅包含了前两个因素，更重要的，还需要专业。
（1）买家总希望和精通产品的人打交道，所以回复时一定要详细注明产品的规格、包装方式、功用、报价等资料。
（2）充分利用电子邮件传递图片的优势，这样更能说明问题，同时也可以降低成本。
（3）发出邮件之前，要仔细的检查一下，有无拼写或语法错误，尽量把可能给别人的不良印象减到最小。
（4）报价要斟酌，不要留下太大的压价余地，否则会让买家产生怀疑。而且要细分客户，也就是说根据客户所在不同的国家、地区给出不同的报价。
快速：买家总希望尽快地得到回复，特别是互联网介入了国际贸易，很多国外买家更乐意应用这种方式，他们应用这种方式更多的原因是低成本和高效率。
第五步：细致跟踪客户进展
这一点非常重要！很多人往往觉得网上信息多、成交少，或者没有成交，就失去了信心，并对收到的查询不再重视，这是非常狭隘和愚蠢的做法。换位思考，换了你是买家，你会第一次就给一个你不了解的供应商下定单吗？更何况现在的市场基本都是买方市场，买家不管是通过电子商务还是传统商务手段，轻而易举就能获得无数供应商。所以，千万不要轻视买家的任何查询！
