很多外贸企业最为头痛的一个问题是如何和用户保持长期贸易往来关系，怎样维护好客户关系直接影响着此后相关贸易往来是否可以长期持续下去，新用户能否成为老用户问题，而这方面回函所具有的作用可以说异常显著，在回函撰写词汇过程之中，一定要重点考虑到这一问题。
之所以在回函内容撰写过程之中会出现容易导致客户误解问题，主要是因为中西方文化差异所致，这种问题在相关撰写过程中出现误解的概率是最高的。
例如
敬爱的詹姆斯先生
非常高兴您对我方所发出的第一批产品持有认可态度，此后希望能够加深联络，为了能够拥有更好的合作关系，我方希望能够获得您个人移动电话以及推特账号等，方便和您做更好沟通。
我公司也在推特上有专属企业账号，在这一账号中会不定时更新我方最新产品，这能够方便您第一时间了解我公司各类型产品以及销售价格等等，在此将我方的推特账号发给您，希望您及时关注。
Dear Mr. James
We are very glad that you have recognized the first batch of products we sent. We hope to deepen our contacts. In order to have a better cooperative relationship, we hope to get your fixed telephone and Twitter account, so as to facilitate better communication with you.
Our company also has a proprietary enterprise account on Twitter. In this account, we will update our latest products from time to time. This will make it convenient for you to know all kinds of products and sales prices of our company at the first time. Here we send you our Twitter account. I hope you will pay attention to it in time.
如上截取某公司和外方企业沟通时回函的部分内容，在这部分内容中可以看到，如果按照国内企业间沟通来看，内容没有任何不妥，只是将国内的微信转为了国外的推特而已，但在国外公司工作的相关员工对于这样的回函就会有抵触心理。
为何会有抵触心理呢?原因非常简单，中西方文化差异导致了在工作中所具有的工作重心不同，对于工作中所需要关注的核心要点也就具有很大差别，因此在企业相关事务处理时有极大反差，国内各大企业秉承着各管一摊的特点，因此各企业机构部门领导往往决定着该部门的相应工作，例如采购部门就决定着从哪里购买产品或者是如何进行价格对比等等，这一类型企业往往是由其主管部门的总经理来完各项工作的，因此更喜欢通过个人方式和某家公司联络，而对于产品的认可态度也都是这一部门管理人来最终确定的。
但是在国外却不同，国外各管理部门在相关业务展开过程中，更注重的是以公董事会的决议为主，不仅需要部门负责人审阅，更为重要的是会由董事会统一决定，所以欧美国家各部门在相应决定过程之中往往是以公司决议为主，此外除了在工作时间之外，欧美国家的企业工作人员很少在下班之后接洽相关工作业务，因此索要欧美等西方国家相应部门管理者私人住所电话是很不礼貌的，容易让对方产生抵触心态。
如上案例，应该如此修改：
Hello, Mr. James.
I’m glad that your company approves of the products we sell. Both sides are satisfied with the first cooperation and hope to cooperate for a long time afterwards.
In order to contact you conveniently, here is manager Zhang’s mobile phone of our company, which is convenient to contact at any time. In addition, our company also has related product introduction on Twitter. The update time is faster. If you need to pay attention to it, we will send the products and quotations to your company by e-mail at the first time of product update. In the box, I hope you can check it in time.
詹姆斯先生您好
很高兴贵公司对我公司所销售的产品持认可态度，在第一次合作中双方都很满意，此后希望能够长期合作。
为了方便和您联系，这里有我公司张经理的移动电话，方便随时联系，另我公司也在推特上有相关产品介绍，更新时间较快，如您有需要可关注，我方会在产品更新第一时间以电子邮件形式将产品和报价单发送到贵公司企业邮箱之中，希望您能及时查看。
虽然表达的意思一样，但是在措辞方式,以及应对对象上却有了本质的不同，这一类型的回函才符合欧美国家工作人员在业务往来中秉承的习惯,这是怎样维护好客户关系的关键。和国外企业工作人员沟通过程中不论是直接对话还是采用发盘函方式展开沟通，都要符合其所在国家文化习惯，这样才能够便于沟通，沟通过程中不至于发生误会，以此促进此后贸易合作关系，由于沟通产生误解而导致企业间合作收到影响的案例不胜枚举，这绝不是小事。
