以下是一位在美国排名前列的百货公司中做了快十年的中方采购代表的工作经验总结：
经常有人问，我怎么写开发信，如果客人要来看工厂了，我怎么办，怎么介绍，怎么谈，哪些我该说那些不该说。这里涉及到一个很重要的技巧——presentation。
以前工作期间，每天收到不少开发信。这里我不想说太多关于英文技巧的东西，说实话，我是中国人，即使是中文的信我也不是太在意，但是我很在意这个公司或者工厂在信件里面有个ppt档案做成的公司介绍——不是我自己要这么重视，而是美国那边需要这个。 一天收到一堆的开发信，很难从格式各异的文字中去寻找合适的工厂或者产品，而一个图文并茂的ppt档案能够让我们很直观的看到这个公司的概况，而这个ppt档案我们通常叫做presentation。我们曾经像老师批改作业一样，一个个的选出合格的presentation，一个个的去要求供应商做修改，然后再审阅，然后才发往美国的buyer。
在美国buyer眼中哪些presentation才是够水准的呢?
首先，公司介绍 ，名称，地址这些不用说，公司的总产值，总销售额总是有人忘记或者故意忘记。
第二，公司的主要市场– 北美，欧洲，曾经给哪个store出过货（不用透露中间商是谁）。
第三，公司的图片，公司不大没关系，拍几个整洁干净的图片即可，展示厅的图片很重要。
第四，合作工厂或者自有工厂的图片，各工厂的强项，和你们的配合程度。
第五，你们的产品图片不要乱七八糟的放一起，研究一下你的客户的产品线归类，尽量按照客人熟悉的方式归类，有图有真相。
第六，这一点一般供应商很难做到，但是buyer判断供应商是否专业的至关重要的一个环节 –市场分析。
好的presentation，会向buyer分析一下市场，说明一下为什么会推荐这个产品，是流行趋势，还是利润对客人有利，还是其他什么。
有经验的供应商，特别是我见过的香港台湾甚至美国的，他们这方面是做的非常好。而国内的，通常不怎么重视这方面。
上面说的是书面上的presentation的一些方面，客人来了，需要跟客人放映跟客人口头上的介绍，客人可能还要n多问题， 怎样才能做到专业，怎样才能吸引客人，怎样安排客人看厂， 咱们下回讲解.
PS: 很多朋友说到有附件的邮件会被挡下来的问题， 我的回答是–可以放在网上给客人链接 让他们点击进去看，或者直接打印好连光盘一起寄给客人 — 其实直接寄效果最好。
很多朋友都在问具体presentation需要怎样怎样，其实每个行业，每种产品，你所面对的每个客人都不一样，presentation 也不能千篇一律的用某个固定模式。
好的presentation怎么做?
1.客人来之前，showroom 一定要整理好，把需要推荐的或者相关的产品放在showroom的显眼位置。如果是出货到零售店，强烈建议按照该零售店的版面或者货架做一个临时的展台，
2.口头介绍自己的工厂公司有个好处，有些在ppt文字里面不好具体写明的东西，可以口头说一下或者暗示，比如，客人可能会想知道你曾经通过谁谁出货给谁谁， 我不建议在ppt里写出来，但是客人问，你们可以说出来。厂家，贸易商，进口商之间通常是很微妙的关系，告知客人这些信息是为了增加客人对你的产品的信任，但是一定要谨慎处理。
3.介绍工厂。 但是如果你是贸易公司，客人会问你和你工厂的关系，一定要强调你的配合程度（合作多少年，是否参股），还有你公司对客人的配合程度– 你的设计开发团队素质，你的销售团队和跟单人员素质。
4.介绍产品。客人听你介绍完后，会起身看看你的产品。 请注意，产品好坏是看跟谁比的，不仅是在价格优势，也在设计优势上。有的sales完全不懂产品设计，客人一问三不知。 如果你真的刚入行不是很懂，就务必请产品设计开发人员一并到场，专业的客人有可能对你的产品提出各种问题。优秀的sales，不仅懂得自己的产品工艺，也会了解一下竞争对手甚至是客人的竞争对手在设计和工艺上和自己的区别（我承认，这个很难，但是还是有人做到）。
5.客人也许会要你现场报价，报价单自然要准备好。–这样就可以了吗？ 客人会心里面直接跟你的竞争对手比一下价格，如果高了，在他的心里也许直接就把你毙了。 所以最好给客人几个option —您手上拿的是这个价，您一定要彩盒包装吗，如果不需要，我们可以给您这个价；我们可以改一下相近似的结构，这样我可以给您更好的价格；如果您的订单达到多少数量，那我们价格会怎样怎样……
这样会让客人觉得你很flexible, 即使价格比另一家高也不会在心里面把你直接毙掉，回去后也许还会牵挂着你这。
