如何写一封客户必回的邮件？

【导语】客户发来询盘，外贸人应该如何回复才能让客户和你继续谈下去？诚商新视界小编在网上看到一篇外贸达人分享的文章，推荐大家一读，希望有所受益。

前提1:

做不起b2b,去不了交易会，那么邮件是soho最重要的联系工具，对于想发展的新客户，邮件是最廉价也是最有效的方法。有人说skype,icq等IM工具，我个人建议是如果你不熟悉客户，不要用，除非你能瞬间报价，瞬间解决客人所有的问题。

前提2:

要有这样一个概念：不退信的邮箱就是存在并且每天会正常接收的邮箱。道理很简单，一个不存在的email地址会自动退信，企业邮箱每年都收费，免费邮箱3个月不登陆会被注销。所以只要不退信，这个邮箱一定是专门有人接收阅读的。

前提3:

如果别人不回复，那么基本上只有以下几种可能：对你产品不感兴趣/不需要/有固定供应商了/垃圾邮件/非常忙没空闲，结果就是没回复。

前提都清楚了，那么下面就是简单的操作过程，用美国电话销售的话来概括，就是：每一项新的交易，其中的80%都要在同一个对象打了第五次电话后才能谈成。我们也是一样，给同一个email地址发5封邮件，具体内容怎么写不深究了，有3点是需要注意的：

1、自然

所谓自然，最简单的你把一封邮件内容不变发5次，那叫spam,不叫promotion.好比同一个人反复给你打5次同样内容的电话，你什么感觉？要做到就像回到家和家人打招呼，看到老朋友聊家常一样

2、简洁

所谓简洁，别人都是有正常上下班工作时间的，上班时间需要处理各种事情，你写得洋洋洒洒几百字，难道是想给客户审批论文？我个人觉得，80-100个单词左右比较适宜，不会太少冷落，不会太多厌烦。最简单的句式其实是表达了最准确的意思。

3、专业

英语的用词需要专业，专有词汇给对方的感觉就是你就是做我这一行的，我们能更好的沟通交流。如果你什么都不懂，这个缩写需要对方解释，那个缩写要问什么意思，你觉得客人会选择你吗？

介于很多人肯定不理解，这里举一个简单例子，x给abc公司发邮件，每天一封。

1、您好，我是xxx公司的x,我们生产产品P,FOB价格123,材质321,颜色赤橙黄绿青蓝紫，起订量100个，交期20天，looking forward to, pls don't heisitate,等等，最后联系人x,xxx公司，电话1234567,地址xxxxxxx,网站…不展开了，外贸函电都有的，没学过的google,baidu一下。建议这封邮件250-300字，周四发送，颜色不要鲜艳不要大字体，白底黑字或者白底深蓝，10或12号标准Arial字体，不要附件不要错别字，不要高重要性或低重要性，不要要求阅读回复。格式清晰段落分明。

2、第二天没收到回信是正常的，继续，我们的产品P在客户中非常受欢迎，这里附上3张图片和详细规格供您参考，欢迎来样打样，顺祝周末愉快，等等。120字+3张图片，图片使用jpg,每张控制在200k,规格书使用pdf。（不知道怎么把office文档转换成用pdf的请使用office 2007或者wps个人版）

3、周一，没收到邮件。您好，不知道上周发送的邮件是否收到，除了产品P之外，我们也有P+/P-的规格，如有需求，等等。这时加上一句，对不起因为我是网上看到贵司邮箱地址（一般都是info,sales之类），不知道具体产品采购和谁联系，请问是您吗？ 80-100字+可以1m以内的附件。

4、周二，80-100字，如果不是联系您，能否帮忙抄送给具体采购的人员，我们的产品质优价廉，等等…

注意，不要因为举了例子照搬这个，没用的，具体实例要具体分析。比如国外经常有休假自动回复，xxx几月几日不在，人家都说不在你还连续发干吗…等他回来了你可以说，我在您休假期间发了邮件，但是不知是否收到，需不需要重复发一次，这个就是所谓的自然。

如果对方回答说对你的产品不感兴趣，你可以坚持一次，因为可能他现在的供应商做得不错，客人不必向你采购。第二次还是这么说，那么还是暂时放一下，没必要死缠在一个客户身上，保持联系，以后一年发两三次让别人记得你，知道你是做这个产品就行了。

具体怎么写，怎样写得好，不用pm我，钱不会自己跑到你口袋里来，方法是死的人是活的，自己想。

总结：展示出别人感兴趣的产品，提出别人一定会回答的问题，是让对方回复的关键，不同人有不同方法。100个的email地址发一遍可能只有5封回复，如果你愿意发5次就有20封回复。客户回了就有希望订单，哪怕他现在说不要；不回，一点希望也没有。