同样是外贸企业，都经营同样的产品，当同时联系同样的客户时，外贸客户却可能很快回复他而偏不回你！原因固然很多，但个人在处理询盘时可能存在的一个或一些小小的问题也许就是导致客户不回你的致命原因，如何让外贸客户一定回复你？如何尽量地提高首次联系外贸客户之成功回复率？这正是我们首先并且反复要帮助大家解决的问题。
第一次联系外贸客户，你应该坚持如下之“三大纪律”：
1.TIME之纪律
也就是说应尽量争取在第一时间联系客户，所谓第一时间当然是越快越好，当日为最佳，而在得到该询盘后的2-3个工作日内回复也不算迟，一周内联系希望也有，但拖的时间越长，外贸客户回复的可能当然越小，所以，我们建议外贸人们都能够每天起码上本网一次，看看有没有自己有兴趣、有可能做的外贸客户询盘，以便及时地处理并在第一时间联系客户；同时，我们建议第一次联系外贸客户特别是欧美客商，如有可能的话以在晚上或外贸客户正常上班时一定效果更佳，道理很简单，外贸客户一上班一般都会先处理大量的邮件，你的邮件混在众多邮件中则被外贸客户忽略的可能性自然很大，而如你能选在外贸客户当地上班时间上午10-下午3点间发邮件给客户，这时外贸客户所收的邮件一般不多，一般可能会有更多的时间来阅读你的邮件，很多时侯你将可能立即得到外贸客户的回复，你试过吗？
2.FIRM之纪律
也就是说发给客户的邮件应很实在，起码应是个象样的OFFER，这并不是说你的第一次OFFER就一定要是实盘，第一次只要实在就行，只要你的邮件实在，你就一定显得专业而有诚意，很多情况下客户也会对等地变的很实在，不仅你得到客户很快回复的可能大大增加，你所收到的回复也很有可能也很实在，事实上，想要得到客户的回复真的并不是象有些人所想象的那么难，难就难在客户给你的回复是否仅是礼貌性的回复且缺乏实实在在的内容？要想得到外贸客户实在的回复，无疑，首先你就一定要实在！
3.SPAM之纪律
也就是说不要象发垃圾邮件一样地大范围地联系客户，一个人、一家公司能做的产品不可能太多，当你提供不了客户所询的产品时，客户回你了又有何用？何况，当你以SPAM的方式联系客户时，那些久在“江湖”上“混”的买家一般轻易就能辨别出你的没有诚意，自然外贸客户的回复率不可能很高，与其浪费时间地天天联系几十个客户，疲于奔命，不如踏踏实实地专攻个别商品，事实上，本网所发布的外贸客户询盘一般都没有问题，你只需要有针对性地联系外贸客户，你才有可能不断地得到有成交价值的外贸客户回复。
同时，第一次联系外贸客户你还应遵循如下之“八项注意”：
1.不要一开始就电话传真打过去
有些外语好的外贸人第一次联系外贸客户时都习惯于直接打电话过去，以求直接与简便，但实际效果一般都很不好，而大部分的外贸客户也很反感这种方式，结果大多是电话通完后就不了了之，我们发现这样一个规律：一般如你第一次联系外贸客户时直接打电话过去，很多外贸客户都会用单子已定的借口来搪塞，或一般会在电话中给你递上一个极低的你根本就做不了价格，从而总是会让你失望而挂上电话；记住：电话做为一种联络手段有其先天的某些不足，它只能做为一个补充性的联系手段，切莫动不动第一次就致电过去，如你是买家，你愿意很多的佰生人天天给你打电话吗？还要提醒的是，建议第一次联系外贸客户最好不要动不动就发传真，除非客户提出的要求很具体而全面同时你确信你的产品又完全符合客户要求且你确定能报出极有竟争力的价格而一定能够吸引住客户，由于大多数外贸客户都习惯通过E-MAIL联系，而大多不肯多花时间在回复传真上。
2.不要一开始就发送太多的图片
如果你在第一次联系外贸客户的邮件中加上了太大、太多的图片附件，所谓“太大”，超过1M的就为太大，而所谓“太多”，超过3幅即为太多，则很可能会出现如下你不愿意出现的结果：你的邮件有可能被国外的发垃圾邮件系统拦截，你所发出的邮件可能最终进不了外贸客户的邮箱；由于外贸客户对你的邮址并不熟悉，当他看到你邮件的K数很大时有可能直接删掉而看都不看；有的外贸人更过分，在发给客户的邮件中附件一大堆，而在内文中则简单地只写下如“Pls look the pictures if interested”等类似的字句，活脱脱的疑似病毒邮件，一般难逃被直接删掉的命运；所以，除非客户在询盘中有提示在报价时应附上图片，一般第一次联系外贸客户时以没有附件为宜，正常情况下以附上1-3张即可，如外贸客户有要求发图片，则首次附上1-5张也就够了，而总K数最好在1M以内，因为更多的产品图片你可建议外贸客户登录你的网站啊；
3.不要一开始就询问太多的问题
一般情况下，外贸客户在询盘中对其所求购商品的规格要求不会写的很全面，很多通用要求可能会略去，一方面是为了节约时间，同时也因为很多外贸客户认为，如果供应商是做该行的，一般都能够大致猜得出，所以，在这种情况下，很多外贸人为了能够准确报价，多习惯于在其第一次联系外贸客户的邮件中向外贸客户提出不少的问题，从而又犯下“兵家之大忌”，很多外贸客户特别是那些很有优越感的欧美买家对此类联系邮件以不回复的居多，显然，很少会有外贸客户有耐心对一个陌生人回答这么多的问题，他们经常还会误认为你是个新手而更不愿意浪费其宝贵的工作时间，我们认为，谈判本来就有不少反复的，第一次联系外贸客户无非只是为了先联系上客户，所以，如你非有问题要核实的话，在第一次邮件中只需象征性地、很随意地提出1-2个关键问题也就足矣；还要特别注意的，不要随便提出问题也意味着不要在第一封邮件中轻易地向外贸客户提出一些要求，因为稍不注意，你的那些要求很可能会影响客户对你的正确判断，从而理都不会理你！
4.不要一开始就不肯多了解客户
据不完全统计，在所有外贸客户询盘中，大约有60%左右的外贸客户都拥有自己的网站，很容易理解，那些拥有自己网站的国外进口商相较其他的进口商来说无疑一般都更正规、更有信誉、更有实力，相信中国的供应商们都更愿意与这些更正规、更有信誉、更有实力的国外进口商联系，然而，我们注意到，差不多也有60%左右的人在与这些拥有自己网站的外贸客户联系时，却不愿或没有稍稍多花点时间来浏览一下客户的网站以尽量多了解一下客户！事实上，你如果多了解一些外贸客户，你在联系外贸客户时就心中更有数、邮件内容就更有针对性，你成功得到外贸客户第一时间回复的可能就大大加大，同时，通过浏览外贸客户的网站，你还可从其网站上获取更多的联系方式，当你使用本网公布的客户邮址联系外贸客户而暂没有得到外贸客户回复时，不妨试试其网站上“Contact us”的邮箱，因为使用该邮箱的人一般都是该公司的负责人，你自然有更多的机会得到外贸客户的很快回复！不要总是想让外贸客户登录你的网站，你应该首先登录外贸客户的网站才对，如果客户知道或感觉到你事先已经认真拜访过其网站，客户当然会感觉得到你的诚意，同时无形中会增加对你的好感，不回也实在说不过去，你有试过在你联系外贸客户的第一封邮件中加上“We are pleased to have visited your website…”诸类的文字吗？相信回复率会大大提高！
5.不要一开始客户不回就轻易放弃
当你通过邮件联系外贸客户后，能够立即回复你的外贸客户一般并不多，这自然有时差的关系，同时，这与客户需要工作时间来处理邮件也有很大的关系，一般情况下客户在三个工作日内回复应该属于正常，有些地方的客户（如香港）所需的工作时间更长达7天，这是因为这些客户习惯在多家网站同时或连续发布信息从而收到的联系函很多有关；有些外贸人在联系了客户后几天收不到回复就轻易放弃而不再追踪或最多再发一次邮件如得不到回复也就彻底放弃，有些一般客商如此放弃也不是不可，但如你认为某客户及其询盘确实很有成交价值而你又很强，则如此就丢弃就实在很可惜,我们建议最好不要轻易放弃，应该多试试其它的方法，显然，对大多数外贸客户的单子来说，一般在2-3天或一周内都不容易定下来，正常成交所需的工作时间应该在15天左右，只要客户手上确有这个单，而客户一日没最后定，大家都有机会来争取，例如，当客户暂不回时，可看看客户有没有其它的联系方式及联系人，如客户有多个邮址，则试试其它的邮址；有时发封传真催催也不是不可；如客户有MSN，那就加入对方为好友，直接联系上客户；而如客户有手机，则试试拨打客户的手机，则经常会有意想不到的好结果出现。
6.不要一开始就做过多的自我介绍
国内外贸公司的业务人员平时也会经常收到国内厂家的联系邮件，当那些邮件里一开始就是一大堆的自我介绍时，谁会有耐心看下去？相信一般都是删掉了事，而如果收到的是一封简洁的报价单，且规格与价格还OK的话，则大多都会有兴趣看下去，起码会保留下来以备做；同样，我们发现，我们的一些外贸人特别是外贸厂家在第一次联系外贸客户时都喜欢一开始就用不小的篇幅来做自我介绍，试图让外贸客户相信自己多么有实力以希望得到外贸客户的很快回复，但结果一般都适得其反，回复率反而一定大大降低！首先，主动地过多地介绍自己，无形中会给人一种推销的感觉，给人的第一感觉就不好，任何人对推销都会有一种天然的抵触心理，在很多情况下，“推销”与“兜售”又有何异？；其次，没有几个客户会有耐心、时间与兴趣来阅读你的长篇介绍的，既然不愿看的东西，你又何必要写？其次，不主动过多介绍自己将一定反而会给客户一种很自信、很专业、很老练的印象，这种第一印象对你来说是非常重要的；另外，过多地介绍自己，有时反而会让客户认为你的实力不行，对你实在没有好处；那么，“过多”的标准是什么呢？我们认为，介绍性语言超过两句即是“过多”！
7.不要一开始就把外贸客户的要求搞错
在绝大多数的外贸客户询盘中，外贸客户总会有各种各样、或多或少的要求或限制条件，外贸人在联系外贸客户以前，一定要仔细看清楚外贸客户的每一个要求，先评估一下自己及自己的产品是否能达到外贸客户的要求，在发出你的联系邮件时，最好再检查一下，因为如果你的邮件中只要稍有不符合外贸客户要求的地方，你的联系就极有可能劳而无功，得不到回复当然很正常！例1：很多外贸客户在询盘中会明确说只希望厂家来联系，则如你的邮件内容及落款可能让外贸客户感觉到你是一家中间商的话，显然你就将极有可能得不到外贸客户的回复；例2：有些欧州商人会要求你的产品达到CE等认证，而美商对进口的食品医药都会要求通过FDA，如你的报价中却没有提及已经拥有该认证，外贸客户又如何回你？例3：外贸客户在询盘中已经明确了你的OFFER中必须包含有价格，而你的联系函中话一大堆就偏偏没有价格，你联系了确也很可能是白搭；例4：外贸客户在询盘中要求你必须附上产品图片，而你却就是没有，有时反而要外贸客户发图片给你，外贸客户不回就一点都不奇怪；例5：外贸客户在询盘已列出了其主要的规格要求，而你所报的产品规格却总有不符，不少外贸客户当然就懒得回你；例6：有些外贸客户要求供应商免费寄小样（当然样品价值并不高），但你的报价中却要求外贸客户付样品费或承担运费，这些外贸客户自然只会选择愿意免费寄样的供应商；例7：有些外贸客户要求你同时寄样本和价格表（Catalog and price list)，你的联系函中却未提及你是否愿意或已经寄出样本，这些客户自然很可能放弃你。
8.不要一开始就报价太偏甚至不符
越来越多的外贸客户在其询盘中都要求供应商在第一次联系时必须报价，“No price,No reply”之类的语言经常地出现在外贸客户的询盘里，的确，很多时侯，你在第一次联系客户时如报不出价，则很多外贸客户是不会回你的，然而，即使你报出了价格，但如价格偏离行情太多，甚或你的报价并不符合外贸客户的明确要求，则你一样很可能也得不到外贸客户的很快回复！所谓报价太偏，一方面自然是指你的价格与正常行情价相比太高，另一方面，如果你的价格与行情相比太低，很多外贸客户会以为你不过是外行而仍然很可能不理你，报价太偏的标准是什么呢？我们认为，高于行情价2%或低于行情价5%即为太偏；而所谓报价不符，是指你没有按外贸客户在询盘中的要求来报：如外贸客户要求你报CIF或CNF某港口价，你却不愿多花时间去查询运费而只给出FOB价；客户要求你报某港口到岸价，你却报到另一港口去，有时因为转口的原因货物目的地与外贸客户所在国并不一致；很多欧州客商如德国习惯要求你报D/P结算方式下的价，你可能担心收汇风险而只报出L/C方式下的价格；客户要求你报空运价，你却偏偏拿出的是海运价；客户要求你报出试订单的价格，只能拼箱，你却在报价中写上为整柜的价格，甚或还加上FCL MINI等的字样；如此等等，很多外贸客户因此而拒绝回复，实在可以理解；一些外贸人在遇到外贸客户不回复或屡屡不回复时，总是一怪网站，二怪外贸客户，为何不多想想，你发给外贸客户的OFFER是否完全正确而确有相当的竟争力？
