外贸业务员到底如何提高工作效率?

转载 转自网络  2013-12-14 18:39:00  阅读 2222 次 评论 0 条

我们先总体说说时间分配,从一个外贸业务员早晨走进办公室开始(泡茶,整理桌面略过)

一、先打开网页查看一下汇率情况,一般以中行或央行为参考。

作为一个外贸业务员,及时了解汇率的动向是很必要的工作。

另外,我一般还要看看国内的原材料的价格走向。

一般顶多十分钟可以完成。

二、打开邮件客户端,再打开客户跟踪情况表,查看一下有哪些客户是已经有一段时间没有联系的。(我一般是按照2-3个星期左右的时间) 给他们逐个发一些问候的邮件,邮件的内容根据不同的对象选择不同的内容。

这么做的好处在于:

1) 和未成交客户保持联系,让他始终记得你。这点在客户准备换供应商的时候尤为重要,他会第一时间想到你!持续地联系给未成交客户一种感觉,你的服务很好并且 有诚意跟他合作,那么当他的老供应商出问题的时候,他会给你机会!拿个找货代的事情为例。以前我们公司有固定货代的时候,我们一接到新的货代的自我推荐的 电话,都是随便应付几句,恨不得早点挂电话。后来,公司的货代出现了问题,决定更换货代。正好过了两天,接到一个打过好几次电话的货代的来电,于是很高 兴,约了时间谈谈。后来货代过来以后询问了一下价格和服务,之后很快就合作起来了。邮件的内容以简洁、轻描淡写为主,千万别写太长,没时间看!有些业务 员,写开发信的时候已经写了一堆介绍公司优势如何如何的内容,那么跟进的时候根本不需要再写了!写多了客户会反感。大家虽然肤色不同,但人的心理还是有共 性的。 )

Dear XXX, .R4,fCN

How are you ? I hope your

everything is going well.

I wonder whether you

have any pending orders

or inquiry recently ?

If so, please contact

me with no hesitate,

we are sure any of

your inquiry will get

our prompt attention & reply. Thanks.

Best regards,

XXX

2)和已经成交客户增进关系,展示服务!

客户都喜欢有跟进意识的服务人员。

设 想一下,当你从商场里买了一个不知名品牌的电器,买回来用了一周后突然有个回访电话,问您使用中是否有任何问题或者不便,您的任何建议都会对今后提升产品 的品质和服务起到至关重要的作用。你会不会感觉有种惊讶,或者说惊喜?不管产品品牌如何,产品体验如何,起码服务应该说是比较满意的。对这个品牌或者制造 商内心也会打一些分。

其实放到外贸中是一个道理,有些业务员认为出了货,收了尾款这一单就结束了。其实,实际情况告诉我,每一次的售后跟进都是客户决定返单的一个机会。这对加强客户对你的印象甚至信任,都会起到潜移默化的作用。这样随手就能发的邮件,为什么不做呢?

邮件的内容简洁点、轻描淡写~

Dear XXX,

Hope this email

finds you well.

Have you received

the goods ? How do

you think ?

I hope you are

satisfied with

our quality. If

any comments,

please let me know.

Thanks.

Best regards,

XXX

3) 提醒老客户是否考虑新的订单计划| 邮件内容可以同1),老客户收到后一般会很快回复你的邮件,而且有些客户会告知你具体什么时候会有新的订单

三、查看一下每日工作计划表,看看昨天的工作有哪些没有完成。

外 贸业务是一项连续性的工作,比较辛苦,但贵在坚持。打个不恰当的比喻,就像农民种庄稼。松土、撒种、施肥、保温、杀虫等等每个环节都需要去做,等待收获收 割的那一天。`对于昨天没完成的工作,大致考虑好今天安排在哪个时间完成。然后开始计划今天的工作内容。有些人工作根本没有计划性,想到什么做什么。忙得 不可开交,客户却丢着好几个月没有跟进。这里我想说的是,我们做任何事情,其实都反映出我们的价值观。打个比方,如果你的想法是迫切希望增加收入,那么我 们计划表中重要的事情就是考虑做一切能够提高业绩的事情。如果你的想法是保持生活安定,工作给不了你快乐,接单也没有成就感,那么你工作的大部分内容我想 是在维护老客户。

人的一生有很多阶段,每个阶段的需求都不一样。所以清楚地知道这个阶段的你,最想要的是什么,这个很重要

按照每天、每周、每月、每季度计划好工作。

先列清单:

每天先把要做的事情用白纸列一下,然后添加到每日工作计划表中。根据事情的性质分为四类:重要不紧急,重要且紧急,紧急不重要,既不紧急也不重要。优先处理重要且紧急和重要不紧急两类。

给工作分类:

重要不紧急的事情有:开发新客户,跟进未成交客户,研究目标市场,学习更多的产品知识,汲取更多业务经验,和客户建立信任,制定销售计划和工作目标,改进与供应商的关系,锻炼身体,好好吃一顿午饭,适当休息等(一切对你未来业绩提升有直接关系的事务)

重要且紧急:跟客户谈判,催客户尾款,给意向客户报价,给客户做PI,准备样品(维持你现有的业绩的事务),完成工作计划。

紧急不重要:其他部门要求你配合的工作,领导交待的非业务性工作。很多事情看似很"紧急",实际上拖一拖,甚至不办,也无关大局。学会委托或分配这些事务交给助理、跟单甚至新业务员去做。

既不紧急也不重要:娱乐,上网,闲聊,消遣。

平时把主要时间和精力集中于前两类事务,这样,工作时才是真正有效率。

一般来说,我的时间是这么安排的:

1. 每天固定花半个小时对一段时间未联系的客户say hello

2. 每天花半个小时时间阅读一下yahoo国际站的英文新闻,对实事多了解一些,并且当做锻炼阅读能力。当有客户来拜访时,在路上,至少你可以多了很多当下热点的话题。

3. 每天半小时至一小时用来回复老客户的邮件,简洁表达清楚即可。

4. 把更多的精力用来考虑和研究怎样去跟进和回复潜在客户,力求建立起信任。

5. 每天花半小时的时间来研究了解目标市场,对一个目标市场的了解起码做到市场销售价格、市场常见品牌、做这个品牌的供应商和其分销商有哪些、销售渠道有哪 些、目标市场上行业内的标杆客户、主要规格类型、该国最大的几个supermarket、该国最主要的一两个B2B网站等等。

PS:著名的80/20法则:

你每天做的工作内容,只有20%会和产生利润有直接联系;用20%的成本去维护老客户,将会得到80%的收益;在看我这篇文章的,有20%的人会真正把这些内容去实践,而不是和其他80%的人一样,简单地COPY到WORD里面,然后无限期封藏。等等等等。。。

四、合理高效地运用工具开发客户及回复客户邮件

完成每日计划之后,应该在9点或9点半左右。

早上的这段时间,对大多数人来说,都属于效率不高的一段时间。这段时间内适合做一些机械的,闲杂的工作。因此我不得不说,这段时间用来发开发信,是再合适不过了。

(一般为半小时或一小时。结束时间控制在10点半之前。)

当然有些人认为,应该根据不同时区的客户,选择不同的时区去发开发信。这样确保开发信能够出现在客户邮件列表的最上部。

我认为,这个考虑是OK的。但是我可以同样用别的方法去吸引客户的注意力来弥补。

比方说:邮件标题的写法、设置邮件高优先级标签等等。。

邮件标题的写法,我会在今后谈谈如何写邮件的帖子里具体说明。设置邮件高优先级标签,也就是客户收到邮件后左边会提示一个红色的感叹号。这个在FOXMAIL写邮件里面"选项"-"邮件优先级"

1)外贸业务工具之一 邮件客户端的使用

对于邮件客户端,每个业务员都有自己的选择,有些人用OUTLOOK EXPRESS顺手,有些人用OFFICE的OUTLOOK顺手,有些人用FOXMAIL顺手,还有少数一部分人用网页收发邮件。我个人的建议是,推荐大家用Foxmail。

Foxmail 相比较其他两个客户端的好处是:你可以创建很多签名,把很多不同版本的开发信做成签名,然后针对不同的客户,发开发信的时候选择插入不同的签名,会非常方 便。比方说我,我会建立好几个开发信版本,专门针对某一行业产品的,然后还能细化具体哪些产品,专门针对XX产品的,专门针对YY产品的等等。。

另外,用Outlook Express 搜索一个客户的邮件需要在搜索栏那里输入客户邮箱或者名字才能搜索,而Foxmail 7 版本的这个直接在邮件上右击鼠标,菜单里有个"查找来自XXX 的邮件",就会立即列出这个客户的所有邮件,还是很方便的。

另外,如果你平时工作时经常反思和总结,或许会和我有过一样的想法,是不是可以把很多回复客户的邮件作成签名,然后每次回复的时候,插入签名,稍作修改,然后发送。这种方法是非常便捷并且节省时间的。

FOXMAIL 里面可以设置很多个邮件签名。我说的意思是可以根据不同的回复邮件的场景,把不同的邮件内容写进去,作为邮件的签名。

好比:需要回复不能及时交货的时候,插入邮件签名"不能及时交货 - 原材料原因"(签名里面是具体的先设定好的邮件内容。)

也许你也想过。可是同样80/20法则,付出过行动的人只有20%但却因此节省了80%的时间。这里我只是抛砖引玉,大家悟性很高,应该会明白怎么做的。

(PS:我们公司前年加入了一个地区的外贸商会的交流会,大家都是做不同行业的产品,因此分享起来都毫无保留,不会对各自利益造成多少影响。我也介绍了这个办法,并且演示了一下。在场的很多业务员都表示这个办法很不错.

另外,充分利用邮件的标签设置功能,这个用得好也会提高工作效率。你可以先创建好多种标签,比如:"新客户询价,速回" 然后报完价格后,标上另一个标签"已报价,注意跟进"。具体怎么操作我就不逐一罗列了,各位自行操作,本人欣赏动手帝~!

(一般回复客户的邮件控制在一小时内。

2)外贸业务工具之二 即时帖

大家很容易忽视这个小东西。因为你可能没有注意到它对工作效率和计划的完成能起到多大的作用。

每 天把要做的任务写下来,1234...点,贴在显示器下角或任何你可以看得要的地方。位置的顺序根据重要性自己定。完成之后把它取下,贴在一个专门的软抄 的笔记本上。每完成一个,取下,贴到笔记本上。没有完成的时候,你会看到显示器下面飘着好几张黄色的小贴。象符纸一样刺激你的视觉。

拜托,赶紧把事情做完吧。随着你笔记本上的即时贴越来越多,笔记本越来越厚,你会感觉到自信心的提升,工作效率的提高。最重要的是,如果你能坚持,你的拖拉,慢性子都会得到改变。是什么决定命运? 性格和处事方式!

3)外贸业务工具之三 文件夹和笔记本 文件夹是建立客户资料和订单情况必不可少的。

文件夹我喜欢点选一下地址栏D:/上方的"文件夹"按钮,使之保持左边显示树状结构,避免很多返回上级等操作。

另 外我的E盘清空的很干净,完全当做客户资料盘。根据不同市场建立5个根文件夹:北美 南美 中东 欧洲 亚洲。然后在"北美"里面再建立一个公司名称的文件夹,如"AAA GROUP",之后再根据订单的年期分为2008,2009,2010,2011,2012,2013。进入2013后,逐个建立"包装资料"、"客户 PO"、"形式发票"、"采购合同"、"大货照片及验货情况"、"装船通知"、"报关单据"和"结汇单据"。再建立两个TXT文本,一个是"到款记录", 一个是"快递单号记录"。这样虽然前期工作量比较大,不过大家可以复制操作,并且用熟了之后一切都一目了然。

关于笔记本,没有太多好说的。一般就是写上客户的需求信息和要点。

我的建议是多准备一个小笔记本,只用来写下客户的询问,因为研究客户的询问很重要,可以了解客户的心理。而不是所有的笔记。

另外,有道云笔记很不错很好用,推荐一下!!

4)外贸业务工具之三 方便快捷的报价利润核算表

对 于那些每天会受到N多个要求报价的业务员,如果每个报价单都一个个去做,精力再旺盛也吃不消。久而久之还会产生疲劳感,失去激情。因此需要一个表格能高 效、方便、快捷的报价利润核算来帮助我们简化报价前的工作。最好填上采购价、退税率、汇率 等一些基本的数值,就能给出报价的参考意见的。现在,你只需填上采购价、退税率、汇率、数量等,就会显示出不同利润率下的价格。价格都填写好后即可查看总 体利润。更方便的是,你可以不断修改价格,调整不同的利润率,最终得到一个合理的总利润。你可以不断修改数量,最终使得总体积正好是你目标立方数。

另外,货物品种多拼一起走散货或整柜的情况下,我们经常要去掉或者加上一些数量的产品。到底哪个产品去掉或者加上好呢?

按照以往的经验,如果超过整柜的体积,就去掉一部分产量低的,手工做的慢的,难做的产品。如果数量不够整柜体积,那么就增加一些产量高,交货快的产品。

现在,你可以根据 利润/立方 来考虑。即每立方利润额。这个数值高的,说明每多装一个立方此产品,可以获得较高利润。

五、利用按键精灵全自动更新或发布阿里巴巴产品信息

很多业务员因为阿里巴巴发布和更新产品的工作头疼。有些公司的老板或者经理甚至规定了硬性指标,一天要更新多少个产品。

在发完开发信以及回复完客户邮件之后,时钟大约指向了11点半。这正是吃午饭的时间。

如果电脑可以在我们吃午饭的时间帮我们把阿里产品更新或发布完,这将会节省多少精力和时间?

这里介绍一个无比犀利的工具:按键精灵

按键精灵是一个模拟鼠标、键盘动作的软件。通过制作脚本,可以让按键精灵代替双手,自动执行一系列鼠标键盘动作。按键精灵简单易用,不需要任何编程知识就可以作出功能强大的脚本。要在电脑前用双手可以完成的动作,按键精灵都可以替代完成。

一般来说,它有两种主要功能:

1.网络游戏中可作脚本实现自动打怪,自动补血,自动说话等

2.办公族可用它自动处理表格、文档,自动收发邮件等

目前来说,90%的用户还只是用在游戏上。其实这个软件用在自动化办公上十分给力!

如果你了解VBA, 你应该明白我在说什么。是的,这个软件能建立任务脚本。

我 简单介绍一下原理:用EXCEL文档建立几个表格,模拟成一个"EXCEL数据库"。然后根据更新或者发布产品页面的每一项需要填写或改动的内容,在单元 格中填入不同的内容。建立好模拟的EXCEL数据库后。用按键精灵完整地记录一次更新产品或者发布新产品的鼠标动作。之后设置好循环完成类似任务。

不 夸张地说,只要你的EXCEL表格中的值足够的多(比如"产品关键词"),那么基本上一个小时内电脑可以自动更新或发布100个产品信息!想象一下,我们 吃完午饭回来,电脑已经自动帮我们更新了100个阿里巴巴产品信息,这是多么令人愉悦的事情。 另外,不同的字段会有不同的组合方式,产品信息数量是乘法原则。可以想象,当你设置足够多的产品关键词和产品描述后,一个相同的产品会衍生出N多个产品页 面!做这样一个工作,前期主要是要不断丰富你的"EXCEL表格数据库"中的记录。


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